Profesjonalna Asystentka Sekretarka

1. FUNKCJA INFORMACYJNA I REPREZENTACYJNA SEKRETARIATU W FIRMIE

-Sekretariat jako źródło informacji w Firmie – wyzwania, które się z tym wiążą dla sprawnego przepływu informacji.

-Funkcja reprezentacyjna sekretariatu (etykieta biznesowa vs. etykieta towarzyska).

-Sekretariat – wizerunek Firmy, jak profesjonalnie zaprezentować siebie, przełożonego i Firmę?

-Pierwsze wrażenie – moje biuro świadczy o mnie i ułatwia mi pracę.

-Elegancja w miejscu pracy – ogólne zasady stylizacji (kolorystyka i charakter ubioru, makijaż).

-Klient zewnętrzny i Klient wewnętrzny Firmy – standardy obsługi i komunikacji. Sztuka przyjmowania Klientów i współpracowników.

2. DBAŁOŚĆ O WIZERUNEK FIRMY

- System identyfikacji wizualnej.

- Logo. Strona internetowa.

- Dbałość o wizerunek firmy w internecie.

- Działania informacyjne i public relations w praktyce firmy.

- Działania wizerunkowe w sytuacji kryzysowej.

- Wizerunek w obszarze społecznej odpowiedzialności biznesu.


3. KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA W PRACY SEKRETARIATU

- Psychologia komunikacji interpersonalnej – różne style, różne potrzeby.

- Jak reagować na style innych osób w celu wyboru adekwatnych form komunikacyjnych.

- Komunikacja z przełożonym – jak zadbać o komunikację dopasowując się do jego stylu pracy i osobowości.

- Komunikacja asertywna w sytuacjach trudnych – rola postawy i konsekwencji działania.

- Zarządzanie emocjami i panowanie nad stresem w sytuacjach trudnych.

- Trening z wykorzystaniem przykładowych sytuacji z życia zawodowego Uczestników.


4. SPOTKANIA I NARADY SŁUŻBOWE I POSIEDZENIA ZARZĄDU

- Przygotowanie zaproszeń, materiałów, raportów.

- Przygotowanie harmonogramu spotkania.

- Przygotowanie sali i jej wyposażenia.

- Tworzenie biznesowych prezentacji multimedialnych Power Point

*Korzystanie z szablonów.

*Dostosowywanie treści prezentacji do odbiorców.

*Optymalizowanie obrazów

*Prezentowanie danych na slajdach

- Protokołowanie podczas spotkań - jak prowadzić zapis przebiegu posiedzenia i jak przygotować zapis postanowień podjętych na spotkaniu?

5. WYBRANE TECHNIKI EFEKTYWNEGO ZARZĄDZANIA CZASEM I PODNOSZENIA EFEKTYWNOŚCI OSOBISTEJ

- Macierz Eisenhowera – umiejętność rozpoznawania zadań pilnych, nie pilnych, ważnych i nieważnych oraz wykorzystanie tej wiedzy do planowania czasu

- Zasada Pareto, analiza ABC – zarządzanie priorytetami

- Własne możliwości i ograniczenia – krzywa REFA, dobowy rytm wydajności, organizacja dnia

- Eliminacja zagrożeń efektywnej organizacji czasu – prokrastynacja, prawo Parkinsona

- Planowanie zadań własnych i przełożonego

- Przygotowanie podróży przełożonego


6. KOMUNIKACJA TELEFONICZNA I E-MAILOWA

- Zasady prowadzenia efektywnej rozmowy telefonicznej.

- Budowanie profesjonalnego wizerunku przez telefon.

- Telefoniczne załatwianie spraw/odbieranie i przekazywanie informacji.
- Radzenie sobie w trudnych sytuacjach podczas rozmów telefonicznych.

- Trening z wykorzystaniem przykładowych sytuacji z życia zawodowego Uczestników.

- Tworzenie profesjonalne korespondencji e-mailowej.

- Etykieta w korespondencji e-mailowej.

7. SAVOIR- VIVRE I WIZERUNEK OSOBISTY W BIZNESIE

- Zastosowanie protokołu dyplomatycznego w biznesie (zasady procedencji)

- Prezentacja, przedstawianie, tytułowanie podczas spotkań

- Wręczanie i przyjmowanie wizytówek

- Przejazdy służbowe – hierarchia miejsc w samochodzie

- Wręczanie kwiatów i prezentów

- Rodzaje i formy przyjęć biznesowych

- Profesjonalne zaproszenie. Skróty na zaproszeniach.

- Mowa ciała w pracy.

- Dress code - ubiór biznesowy jako element budowy wizerunku.