Efektywne zarządzanie sobą w czasie z elementami asertywności

Program szkolenia
1. Wstęp. Kilka ważnych założeń
• Ćwiczenie na rozgrzewkę „Multigra” - turniej drużyn.
• Organizacja pracy jest możliwa
• Skumuluj pracę tak, by uwolnić niedostępny dotąd czas
• Trzeba być efektywnym i tak być postrzeganym
• Skuteczniej znaczy mądrzej, a nie ciężej
• Jeśli uważasz, że w Twoim przypadku się nie uda, to się nie uda
2. Trzy kluczowe narzędzia
• Planowanie
• Realizacja
• Wpływ na innych
3. Planowanie dnia - ćwiczenia
• Ćwiczenie wprowadzające „40 zdań”
• Są ludzie, którzy tylko planują. Co zrobić z pułapką szuflady pełnej planów dnia? Schemat I-Beam – sesja planowania, etap kontroli, sesja podsumowująca.
• Zasady planowania: zadania przewidywalne, wydarzenia prawdopodobne; budżet czasu, przerwy (teoria luzu), margines bezpieczeństwa.
• Ćwiczenie grupowe - Sporządzanie wzoru planu dnia.
• Czas Kluczowy – co to takiego?
• Dlaczego po Czasie Kluczowym następuje zawsze Czas dla Innych?
• Po co nam Czas Szans?
• Ćwiczenie „Przyszedłeś rano do pracy” – weź sprawy w swoje ręce i zaplanuj swój dzień zgodnie z proponowaną listą zadań.
4. Realizacja. Techniki produktywności.
• Ćwiczenie List Gończy. Co przeszkadza w dobrej realizacji zadań? – ścigamy złodziei czasu. Praca w grupach, wspólna analiza, wnioski.
• Czy wszystkich złodziei należy likwidować?
• Warunki produktywności: podział pracy na krótkie odcinki, reguła: najpierw zjedz tę żabę, przygotowanie narzędzi, porządek, komfort, strefa ciszy, reguła regularnych powrotów do zadań.
• Prawo Parkinsona: Praca zajmuje dokładnie tyle czasu, ile się na nią poświęca.
• Krzywa wydajności, krzywa zakłóceń – w poszukiwaniu najlepszego miejsca dla Czasu Kluczowego.
5. Ustalanie priorytetów
• Zabawa grupowa „Pierwsza strona gazety” – ćwiczenie sprawdza, na ile konkurujące ze sobą grupy potrafią pilnować określonych priorytetów. Wspólna analiza, wnioski.
• Ćwiartki Eisenhowera i co z nich wynika?
• Reguła Pareto
• Znaczenie ćwiartki B dla sukcesu osobistego i całych organizacji.
• Inne metody ustalania priorytetów. Technika ABC i Pomocne Pytania.
6. Praca z zadaniami i celami
• Zadania a cele – na czym polega różnica?
• Metoda SMART
• Ćwiczenie: przekazywanie obowiązków zgodnie z metodą SMART
• Do czego nam umiejętność formułowania celów?
• Pięć cech DSC – Dobrze Sformułowanego Celu
• Studium przypadku „Wykrywacz braków” - dlaczego te cele zostały określone nieprawidłowo?
• Ćwiczenie – „Action plan”: Uczestnicy określają cel w związku z zarządzaniem swoim czasem w pracy. Ćwiczenie na forum i praca w grupach 3-osobowych. Analiza, wnioski
7. Budowanie postawy proaktywnej w związku z wyznaczaniem celów
• Zamiana problemu na cel – ćwiczenie „Dwa krzesła, dwa punkty widzenia” – praca w grupach 3-osobowych
• Koło Troski, Koło Wpływu Covey’a
8. Wpływ na innych
• Diagnoza trudnych sytuacji: w jaki sposób inni decydują o tym, że nie zawsze udaje mi się wykonać to, co by należało? – praca w grupach. Wspólna analiza, wnioski.
• Typy zachowań: agresja, uległość, manipulacja, asertywność
• Mapa asertywności - praca indywidualna - określamy obszary do pracy.
• Techniki asertywne, przydatne w procesie organizacji czasu pracy (asertywna odmowa, asertywne wyznaczanie granic, zdarta płyta, zgoda częściowa i in.)
• Ćwiczenia – pisanie scenariuszy z wykorzystaniem powyższych technik.
9. Ćwiczenia utrwalające i podsumowujące
• Ankieta – problem – czy to Twój problem – jak sobie z nim poradzić?
• Ankieta – wykorzystanie czasu – autoocena
10. Zakończenie
• Ćwiczenie „Kontrakt” – określamy te techniki lub metody, które zamierzamy po tym szkoleniu wdrożyć w życie w trybie natychmiastowym oraz te, które można wdrażać stopniowo.